Manual do associado

Nota do Blog: Venho participando de vários movimentos sociais em Campos do Jordão desde 2000, principalmente na área das associações de bairro.

Durante todos estes anos observando estas associações o que mais me chamou a atenção é que as pessoas envolvidas neste processo não têm a mínima noção do que é uma associação de moradores e muito menos de como funciona uma associação.

Pensando exatamente nestas pessoas que apesar de boa intenção não tem a mínima noção da importância de seus cargos dentro de suas associações é que elaborei o manual abaixo.

O PROJETO

APRESENTAÇÃO

O ser humano desde suas origens se associa a outros de sua espécie com objetivos comuns a fim de conquistar melhorias de vida para o seu grupo, foi assim que conseguiu sobreviver e se destacar dentre os demais seres que povoam a terra.

Desta maneira motivos para se organizar uma associação não faltam, é só você se perguntar se na sua região existem escolas, creches, áreas de lazer, segurança, saúde, saneamento básico, infra-estrutura elétrica, asfalto, pontos e linhas de ônibus, coleta de lixo, etc.

O desejo de melhoria na qualidade de vida da coletividade é uma realidade nos dias de hoje, não se pode mais pensar na individualidade do cidadão sem esta individualidade ser diretamente afetada pelo coletivo.

Nos bairros e comunidades onde a associação implanta um projeto realmente viável de revitalização e organização da sociedade civil, a limpeza, a saúde, a educação, a moradia, o lazer e a infra-estrutura em geral, têm melhorado drasticamente.

Estatísticas comprovam que quando a comunidade faz a sua parte, as possibilidades são infinitas e os resultados positivos. A associação de moradores é hoje a iniciativa mais bem sucedida e é a ferramenta mais efetiva e barata para se alcançar os objetivos na conquista de melhorias na qualidade de vida que todos queremos para nossas famílias.

A proposta da associação é fomentar entre os moradores do bairro uma vontade de lutar pelo local onde vivem e colocar em pratica ações que possibilitem uma imediata melhora na condição de vida dos ali residentes.

A luta pelo progresso da condição de vida, é uma responsabilidade que deve ser compartilhada entre as autoridades publicas e os cidadãos. O fato é que a conquista de benefícios de uma comunidade sem organização é mínimo, se comparado aos benefícios conseguidos pelas comunidades que se organizam.

É evidente que os relacionamentos entre os vizinhos hoje em dia, estão se tornando cada vez mais distantes. As famílias são mais ocupadas, as crianças têm mais atividades fora do bairro, e há mais famílias onde pai e mãe trabalham fora. As conversas no portão entre vizinhos são cada vez mais raras. A falta de contato entre os vizinhos e a diminuição do tempo que as famílias passam em seus bairros são fatores essenciais para o esfriamento das relações e para o isolamento das comunidades.

Tal isolamento entre as pessoas acaba por se refletir na infra-estrutura da comunidade que é imprescindível para uma vida mais saudável e segura, por isso é que a união entre os moradores para manter e melhorar os benefícios realmente importantes para a sua comunidade, não é mais uma simples questão de “política" mais sim de necessidade.

Assim devemos ter como principio básico que uma associação deve ter vida longa e não pode ser fundada e extinguida a cada mandato, esta longevidade é imprescindível para a obtenção de respeitabilidade da associação o que é imperativo para garantir a permanência de suas conquistas.

Uma associação de moradores tem por finalidade reivindicar junto ao poder publico e órgãos competentes, os direitos do povo, a associação é a mais eficiente e ágil ferramenta que o cidadão tem para garantir os seus direitos.

É de competência da sua associação organizar as reivindicações dos moradores e leva-las ao conhecimento das autoridades, e lutar para que estas reivindicações sejam alcançadas.

É para isso que uma associação de moradores serve para melhorar o relacionamento entre as pessoas proporcionando assim uma real melhoria na qualidade de vida para a comunidade em geral.

E sempre que um grupo de pessoas se reúne com a finalidade de formar uma associação seja ela de moradores de um bairro ou outra qualquer inúmeras duvidas surgem.

Assim este manual não tem a pretensão de acabar com estas dúvidas de uma vez e sim que existe um caminho mais fácil para seu entendimento. Propõe-se sim a ajudar estes grupos em sua longa caminhada mostrado que todos sem exceção são peças importantes e fundamentais para o sucesso desta empreitada.

COMO FORMAR UMA ASSOCIAÇÃO

1º Passo: Reúna um grupo de pessoas interessadas em formar uma associação de moradores e organize uma comissão provisória.

Comissão: Qualquer pessoa de um bairro ou rua pode formar uma comissão e dar andamento ao processo de formação da associação.

2º Passo: Esta comissão convocará uma Assembléia Geral, a qual deve ser aberta a todos os moradores do bairro.

3º Passo, Assembléia Geral: Esse é um dos momentos mais importantes da formação da associação, quando seu estatuto será aprovado. É fundamental a participação de todos.

Nesse encontro, serão definidos o nome da associação, o estatuto e será escolhido o 1º corpo de diretores e conselheiros fiscais da recém criada associação.

4º Passo: A primeira tarefa da Diretoria recém empossada será a de regularizar a associação, registrando a ata de fundação e o estatuto em um cartório.

Estatuto: É o alicerce legal da associação.

5º Passo: Após o registro em cartório a Diretoria terá de solicitar a receita federal sua inscrição no CNPJ.

6º Passo: Somente após estes procedimentos legais a associação estará apta a representar seus associados e a região que representa de fato e de direito.

ESTRUTURA ADMINISTRATIVA E ORGANIZACIONAL

Uma associação tem a mesma distribuição administrativa que uma cidade onde o Presidente da associação exerce as mesmas funções do prefeito e os demais diretores as funções dos secretários municipais, desta forma o Conselho Fiscal é a câmara de vereadores incumbida de fiscalizar o andamento da aplicação das verbas da associação.

A associação de moradores de bairro é dividida em três setores distintos cada um tendo seu papel bem definido dentro deste organismo, a saber:

1. Diretoria (com no mínimo seis membros);

2. Conselho Fiscal (com no mínimo três membros);

3. Assembléia Geral (órgão deliberativo que abrange sem restrições a totalidade dos associados).

ASSOCIAÇÃO

ORGANIZAÇÃO E COMPETENCIAS

DIRETORIA, CONSELHO FISCAL E ASSEMBLÉIA GERAL.

Diretoria

Compete a Diretoria tecnicamente:

I - Elaborar e executar o programa anual de atividades;

II - Elaborar e apresentar a Assembléia Geral, o relatório anual de suas atividades;

III - Estabelecer o valor da mensalidade para os associados;

IV - Estabelecer contato com instituições públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras para mutua colaboração em atividades de interesse comum;

V - Contratar ou demitir funcionários;

VI - Convocar a Assembléia Geral;

VII - Dar a Assembléia Geral pleno conhecimento sobre:

A - Normas estatutárias e regulamentares que regem a associação;

B - Atividades desenvolvidas pela Diretoria.

VIII - Tomar medidas de emergência, não previstas no estatuto, submetendo-as ad referendum da Assembléia Geral.

Na pratica:

A Diretoria é o órgão central de uma associação é ela que efetivamente cria e da andamento nos planos elaborados pelos diretores, é a Diretoria que organiza e detem o poder de realisar as ações efetivas da entidade dando rumo as metas e projetos, enfim podemos definir a Diretoria como um grupo de pessoas que cooperam entre si, cada um cumprindo com suas responsabilidades.

A Diretoria de uma associação, portanto devera assim ser constituída:

Presidente;

Vice-presidente;

1° Secretário;

2° Secretário;

1° Tesoureiro;

2° Tesoureiro.

Presidente

Compete ao Presidente tecnicamente:

I - Representar a associação ativa e passivamente, judicial de extra-judicialmente;

II - Cumprir e fazer cumprir as normas do estatuto;

III - Convocar e presidir as Assembléias Gerais;

IV - Convocar e presidir as reuniões da Diretoria;

V – Convocar e presidir a mesa apuradora nas eleições;

VI - Assinar, juntamente com o 1º Secretário, a correspondência oficial e extra-oficial;

VII - Assinar, juntamente com o Tesoureiro, os documentos e balancetes;

VIII - Praticar ad referendum da Diretoria, os atos que por motivo de força maior se fizerem necessários, dando deles conhecimento na reunião subseqüente;

IX - Desempenhar as demais funções inerentes ao cargo.

Na pratica:

O Presidente da associação é o encarregado da Diretoria que realmente comanda a associação criando e dando andamento nas metas e projetos da associação.

O Presidente é a pessoa encarregada de representar a associação dentro e fora do bairro, bem como organizar e gerenciar as atividades dos demais componentes da Diretoria.

Cabe ao Presidente delegar poderes para que os demais componentes da Diretoria possam exercer as suas funções de maneira mais dinâmica e a cada reunião cobrar as realizações dos diretores nas mais diversas áreas.

Vice-presidente

Compete ao Vice-presidente tecnicamente:

I - Substituir o Presidente em suas faltas ou impedimentos;

II - Assumir o mandato, em caso de vacância do cargo até o seu termino;

III - Auxiliar o Presidente no exercício de suas funções;

IV - Desempenhar as demais funções inerentes ao cargo e fazer cumprir as normas do estatuto.

Na pratica:

Será encarregado alem de assumir os afazeres do Presidente quando este não puder exercer as suas funções, e auxilia-lo em todas as suas tarefas a de criar condições favoráveis de relacionamento entre os diretores sendo o elo de ligação do Presidente com os demais diretores, Conselho Fiscal e associados filtrando e organizando as tarefas do Presidente.

1º Secretario

Compete ao 1º Secretario tecnicamente:

I - Lavrar as atas das reuniões de Diretoria e das Assembléias Gerais;

II - Redigir e assinar, juntamente com o Presidente, a correspondência oficial e extra-oficial da associação;

III - Publicar avisos e convocações de reuniões, divulgar editais e expedir convites;

IV – Manter em ordem e em perfeitas condições os arquivos da associação.

Na pratica:

É o encarregado pela documentação da associação. É dele a responsabilidade de redigir e arquivar as atas, as cartas, os convites e demais documentos que a associação vier a produzir zelando pela manutenção e organização dos documentos da associação.

O Secretario é a pessoa incumbida de passar para o papel todas as realizações da associação seja ela qual for criando um banco de dados confiável para as tomadas de decisões da Diretoria e também para consultas de conselheiros e associados.

2º Secretario

Compete ao 2º Secretario tecnicamente:

I - Substituir o 1º Secretario em seus impedimentos eventuais e assumir o cargo no caso de vacância;

II - Auxiliar o 1º Secretario no cumprimento de suas atribuições.

Na pratica:

Alem de assumir a vaga do 1º Secretário quando da impossibilidade deste o auxiliando em suas tarefas é o membro da diretoria que efetivamente corre atrás dos papeis da entidade dando fluxo e dinamismo às ações da Diretoria não deixando a maquina administrativa diminuir seu ritímo de criação de realização.

1º Tesoureiro

Compete ao 1º Tesoureiro tecnicamente:

I - Ter sob seu controle direto todos os bens da associação;

II - Manter em dia a escrituração de todo o movimento financeiro da associação;

III - Efetuar os pagamentos devidamente autorizados pelo Presidente;

IV - Apresentar sempre que solicitado os relatórios de despesas e receitas da associação;

V - Apresentar juntamente com o Presidente, a prestação de contas ao Conselho Fiscal;

VI - Assinar juntamente com o Presidente os documentos e balancetes, bem como os relativos à movimentação bancária da associação;

VII - Arrecadar e contabilizar as contribuições dos associados, rendas, auxílios e donativos, mantendo em dia as suas comprovações;

VII - Manter todo o numerário da associação em estabelecimento de critério.

Na pratica:

O Tesoureiro da associação é fundamental na organização contábil, na fiscalização e no cumprimento do orçamento programado pela Diretoria. é uma função de vital importância dentro da estrutura administrativa da entidade.

O Tesoureiro trabalha na administração e na manipulação dos documentos que serão lançados na contabilidade da associação. 


Considera-se isto uma tarefa de fundamental importância, pois se os documentos não estiverem em ordem, à contabilidade poderá ser prejudicada de forma irreversível e comprometer definitivamente a exatidão das suas informações.

A função de tesoureiro exige do individuo que a exerce algumas qualidades especificas, pois se trata de uma atividade minuciosa e requer paciência e muita organização.

Alem destas responsabilidades também é o encarregado pela captação de recursos financeiros o que é fundamental para o andamento das atividades da associação.

2º Tesoureiro

Compete ao 2º Tesoureiro tecnicamente:

I - Substituir o 1º Tesoureiro em seus impedimentos eventuais e assumir o cargo no caso de vacância;

II - Auxiliar o 1º Tesoureiro no cumprimento de suas atribuições.

Na pratica:

Conforme comentado acima a tesouraria de uma associação é de extrema importância para o bom andamento da vida administrativa da entidade, assim sendo todos os seus integrantes por conseqüência também o são. Desta forma o 2º Tesoureiro é o individuo que dará a celeridade que é necessária para o desenvolvimento das atividades da Tesouraria e da Diretoria e ao mesmo tempo proporcionando, a tranqüilidade que o titular da pasta precisará para desenvolver um trabalho exemplar; Colhendo e pré-organizando os documentos necessários para o desenvolvimento da contabilidade da associação.

Departamentos

Os departamentos serão criados ou extintos conforme as necessidades administrativas que se fizerem necessárias para o desenvolvimento do trabalho da Diretoria. Estes departamentos poderão ser geridos por componentes da Diretoria, mas não por integrantes do Conselho Fiscal, visto que este é o órgão competente na fiscalização dos atos administrativos da associação e por uma questão de lógica e ética não poderão ser fiscalizados por eles próprios.

Para que estes departamentos venham a ter um bom desempenho é necessário que seus diretores tenham uma certa autonomia para gerir com mais eficiência e rapidez a sua pasta.

Lembramos porem que a direção destes departamentos serão cargos ditos de confiança desta maneira cabe somente ao Presidente indicar e exonerar os ocupantes destes cargos qualquer momento, desde que tenha legais e justos motivos para tanto.

Conselho Fiscal

Ao Conselho Fiscal será dada uma especial atenção tendo em vista que este é uma das instancias deliberativas mais desprezadas e discriminadas nas associações de Campos do Jordão, porém a mais importante para sua transparência administrativa.

Devemos começar nossa analise dizendo que não é proibido que uma chapa para eleição seja montada com a Diretoria juntamente com o Conselho Fiscal, mas não é a forma mais democrática e correta de se organizar uma associação desde que se tenha a intenção desta ser administrada de forma profissional.

O mais correto seria a montagem destas chapas em separado, com diretores e conselheiros cientes de sua responsabilidade perante a associação e associados.

O Conselho Fiscal esta subordinado somente a Assembléia Geral, e não tem poderes para ingerir nas ações da Diretoria, mas diferentemente do que acham os envolvidos no processo administrativo e organizacional de uma associação o Conselho Fiscal tem vida própria devendo desenvolver os seus próprios métodos de trabalho e organização interna.

Compete ao Conselho Fiscal tecnicamente:

I - Examinar os livros contábeis e os papéis de escrituração da associação, a situação do caixa e os valores em deposito;

II - Examinar o balanço anual e os relatórios periódicos apresentados pelo Tesoureiro e pelo Presidente;

III - Lavrar em livro de pareceres do Conselho Fiscal os resultados dos exames procedidos e leva-los ao conhecimento da Assembléia Geral;

IV - Opinar sobre a aquisição e alienação de bens da associação;

V - Apresentar na Assembléia Geral Ordinária que antecede a eleição da Diretoria, parecer sobre as atividades econômicas da Diretoria;

VI - Convocar a Assembléia Geral, sempre que julgar necessário.

Na pratica:

Terá a incumbência de acompanhar e fiscalizar todos os atos administrativos no âmbito orçamentário da Diretoria e demais departamentos da associação, observando o conjunto de medidas aplicadas na segurança processual, que compreende práticas administrativas, normas financeiras, procedimentos, atitudes e responsabilidades, objetivando assegurar a manutenção de performances operacionais e de controle satisfatórios, verificando sua estabilidade e fiel representação no processo de gestão, zelando pelo cumprimento do estatuto, e das leis vigentes em nosso país. E de forma ética produzir pareceres imparciais relatando-os fielmente a Assembléia Geral.

O Conselho Fiscal devera contar em sua estrutura com no mínimo três conselheiros e como sugestão do idealizador deste manual o Conselho pode ser organizado da seguinte forma:

Conselheiro Presidente;

Conselheiro de Patrimônio;

Conselheiro Financeiro.

Conselheiro Presidente

Compete ao Conselheiro Presidente tecnicamente:

I - Distribuir os cargos dos conselheiros na primeira reunião ordinária após a posse dos mesmos;

II - Coordenar os trabalhos dos demais conselheiros;

III - Convocar e coordenar as reuniões do Conselho Fiscal, comunicando aos demais conselheiros a pauta antecipada de assunto, sendo também permitido, extraordinariamente, aos demais conselheiros a convocação de reuniões;

IV - Permitir, consultados os demais conselheiros, a presença de pessoas nas reuniões do Conselho Fiscal;

V - Encaminhar, a quem de direito as deliberações e pareceres do Conselho Fiscal;

VI - Fixar as datas, hora e local das reuniões do Conselho Fiscal;

VII - Convocar a Assembléia Geral da entidade em caráter extraordinário sempre que julgar necessário;

VIII - Representar o Conselho Fiscal em atos ou solenidades para as quais o Conselho vier a ser convidado e ou convocado, podendo designar representante entre os demais membros efetivos;

IX - Assinar a correspondência, redigir as atas, os pareceres e demais documentos oficiais e extras oficiais do Conselho Fiscal, juntamente com os demais conselheiros podendo delegar essa competência aos demais membros efetivos.

Na pratica:

Será o responsável pela organização e pelo andamento das reuniões, e pela comunicação entre o Conselho Fiscal e demais órgãos da associação.

Será ele quem coordenara os pareceres e representara o Conselho nas reuniões e assembléias.

Conselheiro de Patrimônio

Compete ao Conselheiro de Patrimônio tecnicamente:

I - Dar suporte técnico ao Conselheiro Presidente no que diz respeito ao controle administrativo da entidade no âmbito patrimonial;

II - Assinar juntamente com o Conselheiro Presidente as correspondências, as atas os pareceres e demais documentos oficiais e extras oficiais do Conselho Fiscal;

III - Convocar em caráter extraordinário reuniões do Conselho Fiscal convocando os demais membros do Conselho e informando com antecedência a data, a hora, o local e a pauta da mesma.

Na pratica:

O Conselheiro de Patrimônio será o individuo incumbido de coletar e organizar os documentos da área patrimonial a fim de dar base sólida para as analises do Conselho dando assim condições para a elaboração de pareceres imparciais e exatos.

Conselheiro Financeiro

Compete ao Conselheiro Financeiro tecnicamente:

I - Dar suporte técnico ao Conselheiro Presidente no que diz respeito ao controle administrativo da entidade no âmbito financeiro;

II - Assinar juntamente com o Conselheiro Presidente as correspondências, as atas os pareceres e demais documentos oficiais e extras oficiais do Conselho Fiscal;

III - Convocar em caráter extraordinário reuniões do Conselho Fiscal convocando os demais membros do Conselho e informando com antecedência a data, a hora, o local e a pauta da mesma.

Na pratica:

Terá a mesmas atribuições do Conselheiro de Patrimônio, sempre coletando e organizando documentos que possam ajudar nas tomadas de decisões do Conselho no âmbito administrativo.

Assembléia Geral

Por fim a Assembléia Geral que será formada pela universalidade dos associados.

Compete a Assembléia Geral tecnicamente:

I – Eleger os membros da Diretoria, bem como os componentes do Conselho Fiscal, observadas as disposições em contrario;

II - Aprovar e reformular em parte ou ao todo o estatuto da associação, observadas as disposições em contrario;

III – Destituir total ou parcialmente a Diretoria da associação, bem como os componentes do Conselho Fiscal, observadas as disposições em contrario;

IV - Apreciar recursos contra decisões da Diretoria e do Conselho Fiscal;

V - Decidir sobre a conveniência de alienar, transigir, hipotecar ou permutar bens patrimoniais da associação;

VI - Aprovar as contas da associação;

VII - Eleger a comissão eleitoral que organizará as eleições da associação;

VIII - Discutir e votar as teses, recomendações, moções, adendos e propostas apresentadas por qualquer um dos membros da associação;

IX – Excluir qualquer membro do quadro associativo;

X - Aprovar a dissolução da associação.

Na pratica:

A Assembléia Geral é o órgão máximo da associação dela emana o poder da entidade, a Assembléia Geral é a única com poderes de eleger e destituir a qualquer momento diretores ou conselheiros e de excluir definitivamente qualquer associado é ela quem dita as regras que deverão ser seguidas pela Diretoria, Conselho Fiscal e pelos associados.

Á Assembléia Geral se deverá dar conta de todos os procedimentos administrativos e ações fiscalizadoras, bem como é dela a responsabilidade de aprovar as contas anuais e os investimentos futuros da associação.

CONCLUSÃO

Parabéns a todos os cidadãos que se dispõe a realisar esta grande tarefa.

Imagine se uma gota d’agua sozinha cair em sua cabeça com certeza absoluta será inofensiva, e provavelmente você nem a perceberá.

Mas se uma quantidade suficiente de pequenas gotas se juntarem e se precipitarem de uma só vês em cima de sua cabeça ela se tornara dependendo de sua força e persistência numa tempestade com força suficiente para arrasar arvores e gerar grandes calamidades.

As pessoas envolvidas em uma associação de bairro são como gotas de chuva que sozinhas não serão percebidas ou respeitadas, mas que unidas e com um único objetivo poderão incomodar e se fazerem perceptíveis aos olhos do poder publico.

Todos os componentes da associação, senhoras e senhores sem exceção são peças fundamentas neste processo.

Quem dá a importância e a dignidade que cada cargo merece, seja ele qual for são as pessoas que os exercem e não as que os desprezam por o acharem menos importante do que realmente são.

Campos do Jordão, 25 de julho de 2008.