Curso de diretores e futuros diretores de associações de bairro

Conforme informado no ultimo post segue abaixo para arquivo o curso de diretores e futuros diretores de associações de bairro.
Este curso já foi ministrado em 2001 pelo COMSAB na gestão do Tione na época o curso era bem mais superficial, mas mesmo assim tinha um bom conteúdo.
Após a participação deste blogueiro no curso de 2001 senti a necessidade de ampliar a apostila.
Assim nasceu a idéia de se fazer um curso mais amplo e com mais conteúdo que ajudasse os diretores em seu dia-a-dia.
Já em 2002 este curso já estava pronto para ser ministrado, mas nunca mais foi de interesse do COMSAB seja na gestão passado como na atual de se colocar o curso em pratica assim o curso que segue em sua integra abaixo esta engavetado e esquecido pelo COMSAB a anos.
Postura lamentável tendo em vista que ainda nos dias de hoje ninguém dentro do COMSAB ou nas associações de bairro sabe a diferença entre estatuto e ata.
O tempo sempre anda para frente mas em Campos do Jordão as instituições do terceiro setor continuam se movimentando no sentido anti-horário.
Curso para Diretores e Futuros Diretores de Associação de Bairro

Índice

Prefácio.

Primeira parte.

Existe o impossível, ou somente o mais difícil de se conquistar?

O inventor da lâmpada.

Segunda parte.

O que é gestão comunitária.

Definição.

Terceira parte.

Para que formar uma associação.

Justificativa.

Quarta parte.

Como formar uma associação.

Passo a passo.
Estrutura administrativa da associação.
Que estrutura uma organização deve ter?
A necessidade de se administrar às organizações do terceiro setor.
Organograma.

Quinta parte.

Métodos de administração.

Qualidade total.
Criatividade.
Noções gerais de protocolo.
Noções gerais de etiqueta
Os dez mandamentos das relações humanas.
Um diretor de futuro.
Como ser cada vez mais eficiente e objetivo.
Como organizar uma reunião.
Como organizar uma viagem.
Como organizar o arquivo.
Como utilizar corretamente o telefone.
O que fazer para evitar a deterioração da papelada.
Como escrever melhor.
Guia de lavratura de atas no computador.
Redação oficial.

Sexta parte.

Entenda como funcionam os três poderes.

Poder executivo.
Poder judiciário.

Poder legislativo.

ASSOCIAÇÃO
Grupo de pessoas que cooperam entre si, cada um cumprindo com suas responsabilidades.

Trecho do discurso de Ruy Barbosa, no Senado Federal, em 1914.

A falta de justiça, Srs. Senadores é o grande mal da nossa terra, o mal dos males, a origem de todas as nossas infelicidades, a fonte de todo nosso descrédito, é a miséria suprema desta pobre nação.
A sua grande vergonha diante do estrangeiro é aquilo que nos afasta os homens, os auxílios, os capitais.
A injustiça, Senhores, desanima o trabalho, a honestidade, o bem; cresta em flor os espíritos dos moços, semeia no coração das gerações que vêm nascendo a semente da podridão, habitua os homens a não acreditar senão na estrela, na fortuna, no acaso, na loteria da sorte, promove a desonestidade, promove a venalidade, promove a relaxação, insufla a cortesania, a baixeza, sob todas as suas formas.
De tanto ver triunfar as nulidades, de tanto ver prosperar a desonra, de tanto ver crescer a injustiça, de tanto ver agigantarem-se os poderes nas mãos dos maus, o homem chega a desanimar da virtude, a rir-se da honra, a ter vergonha de ser honesto.
Essa foi a obra da República nos últimos anos. No outro regime (na Monarquia), o homem que tinha certa nódoa em sua vida era um homem perdido para todo o sempre, as carreiras políticas lhe estavam fechadas. Havia uma sentinela vigilante, de cuja severidade todos se temiam e que, acesa no alto, guardava a redondeza, como um farol que não se apaga, em proveito da honra, da justiça e da moralidade.
(in Obras Completas de Rui Barbosa, V. 41, t. 3, 1914, p. 86)

Prefácio

O autor conseguiu organizar em uma única obra as principais informações pertinentes ao universo das pequenas associações e entidades sem fins econômicos.

Informações estas que servirão para nortear as associações e entidades neste mundo desconhecido e que se modifica momento a momento dificultando sobremaneira a administração destas entidades que estão crescendo de forma avassaladora.

Esta obra nada mais é do que um guia prático para todos os diretores que dominam ou não as lides da gestão comunitária.

Campos do Jordão, 01 de janeiro de 2002.

Gestão de Entidades do Terceiro Setor
Capacitação em administração e liderança comunitária
1º Edição
Campos do Jordão / SP
- 2002 -

Primeira Parte

Existe o impossível, ou somente o mais difícil de se conquistar?

O inventor da lâmpada.

O inventor da lâmpada. Thomaz Edson quando iniciou as suas pesquisas sobre a lâmpada incandescente, tinha uma equipe muito grande, pois era o melhor cientista da época.
A medida que tentava acender a “sua” lâmpada e não conseguia, sua equipe aos poucos diminuía.
Thomas Edson tentou exatamente uma mil, setecentos e noventa e nove vezes acender a lâmpada e não conseguiu. Então somente lhe restou um assistente, que nesse momento disse-lhe:
Doutor Thomaz me desculpe, o senhor não vai conseguir acender a lâmpada, portanto estou partindo para um novo projeto com um outro cientista.
Thomaz Edson liberou o seu assistente, sem, no entanto ficar surpreso, e desejou-lhe boa sorte em sua nova empreitada.
Decidiu então descansar e ao amanhecer, repassou seus estudos agora, sozinho, e tentou pela milésima octagésima vez.
E advinhem! Conseguiu acender a lâmpada, essa maravilha que nos ilumina até hoje.
Imaginem se Thomaz Edson tivesse desistido do seu objetivo de acender a lâmpada, logo na primeira vez.

Segunda Parte

O que é gestão comunitária.

Definição. A gestão comunitária é parte do processo de articulação do Estado com a sociedade civil organizada para a provisão de serviços públicos utilizando técnicas racionais em administração voltada para a organização e para o desenvolvimento sustentável de uma comunidade localizada em um determinado bairro ou região de uma cidade. Controlando os papeis oficiais do dia-a-dia produzidos pela diretoria administrativa de uma determinada associação de maneira padronizada e profissional proporcionando assim maior agilidade nas tomadas de decisão, não se esquecendo de utilizar o material humano que é a principal matéria-prima de uma comunidade, fomentando a capacidade produtiva de cada indivíduo com eficiência e objetividade gerando assim o maior numero possível de benefícios para o núcleo comunitário em questão, melhorando cada vez mais a qualidade de vida das pessoas.

Terceira Parte

Para que formar uma associação.

Justificativa. Motivos para se organizar não faltam, é só você se perguntar se na sua região existem escolas, creches, áreas de lazer, segurança, saúde, saneamento básico, infra-estrutura elétrica, asfalto, pontos e linhas de ônibus, coleta de lixo, etc.
Desta maneira é papel da associação de moradores reivindicar junto ao poder publico e órgãos competentes, os direitos do povo, a associação é a mais eficiente e ágil ferramenta que o cidadão tem para garantir os seus direitos.
E de competência da sua associação organizar as reivindicações dos moradores e leva-las ao conhecimento das autoridades, e lutar para que estas reivindicações sejam alcançadas.
Visa aumentar a qualidade de vida dos cidadãos da comunidade, usando princípios de cooperação mútua.
Nos bairros e comunidades onde a associação implanta um projeto realmente viável de revitalização e organização da sociedade civil, a limpeza, a saúde, a educação, a moradia, o lazer e a infra-estrutura em geral, têm melhorado drasticamente.
Estatísticas comprovam que quando a comunidade faz a sua parte, as possibilidades são infinitas...e os resultados positivos. A associação de moradores e simpatizantes do bairro é hoje a iniciativa mais bem sucedida e é a ferramenta mais efetiva e barata para se alcançar os objetivos na conquista de melhoria na qualidade de vida que todos queremos para nossas famílias.
A proposta da associação é fomentar entre os moradores do bairro uma vontade de lutar pelo local onde vivem e colocar em pratica ações que possibilitem a imediata melhoria na qualidade de vida dos ali residentes.
A luta pela melhoria da qualidade de vida, é uma responsabilidade que deve ser compartilhada entre as autoridades publicas e os cidadãos. O fato é que a conquista de benefícios de uma comunidade sem organização é mínimo, se comparado aos benefícios conseguidos pelas comunidades que se organizam.
É fato que os relacionamentos entre os vizinhos hoje em dia, estão se tornando cada vez mais distante. As famílias são mais ocupadas, as crianças têm mais atividades fora do bairro, e há mais famílias onde pai e mãe trabalham fora. As conversas no portão entre vizinhos são cada vez mais raras. A falta de contato entre os vizinhos e a diminuição do tempo que as famílias passam em seus bairros são fatores essenciais para o esfriamento das relações e para o isolamento das comunidades.
Tal isolamento entre as pessoas acaba por se refletir na infra-estrutura da comunidade que é imprescindível para uma vida mais saudável e segura, por isso é que a união entre os moradores e simpatizantes para manter e melhorar os benefícios realmente importantes para a sua comunidade, não é mais uma simples questão de "política" mais sim de necessidade.

Quarta Parte

Como formar uma associação.

Passo a passo.

Estrutura administrativa da associação.

Metodologias de trabalho - Noções gerais.

A necessidade de se administrar às organizações do terceiro setor.

Organograma.

Como formar uma associação

Passo a passo.

1º Passo: Reuna um grupo de pessoas interessadas em formar uma associação de moradores e organize uma comissão provisória.

Comissão: Qualquer pessoa de um bairro ou rua pode formar uma comissão e dar andamento ao processo de formação da associação.

2º Passo: Esta comissão convocará uma assembléia geral, a qual deve ser aberta a todos os moradores do bairro.

3º Assembléia geral: Esse é um dos momentos mais importantes da formação da associação, quando seu estatuto será aprovado. É fundamental a participação de todos. Nesse encontro, serão definidos o nome da associação, o estatuto e será escolhido o 1º corpo de diretores e conselheiros fiscais da recém criada associação.
4º Passo: A primeira tarefa da diretoria recém empossada será a de regularizar a associação, registrando a ata de fundação e o estatuto em um cartório.

Estatuto: É o alicerce legal da associação.

5º Passo: Após o registro em cartório a diretoria terá de solicitar a receita federal sua inscrição no CNPJ.

6º Passo: Somente após estes procedimentos legais a associação estará apta a representar seus associados e a região que representa de fato e de direito.

Estrutura administrativa de uma associação.

Uma associação é compartilhada por três poderes a saber:

Assembléia geral, diretoria administrativa e conselho fiscal.

Assembléia geral. É formada pela totalidade de seus associados e dos moradores do bairro que ela representa. Tem total poder de ingerência tanto na diretoria administrativa como no conselho fiscal e demais departamentos da associação.

Diretoria administrativa. É ela que realmente administra a associação criando e dando andamento nas metas e projetos da associação e deverá ser formada da seguinte maneira:

Presidente;
Vice-presidente;
Primeiro secretario;
Segundo secretario;
Primeiro tesoureiro.
Segundo tesoureiro;

Presidente. Ele será a pessoa encarregada de representar a associação bem como organizar e gerenciar as atividades dos demais componentes da diretoria.

Vice-presidente. Será encarregado de assumir os afazeres do presidente quando este não puder exercer as suas funções, e auxilia-lo em todas as suas tarefas.

Primeiro secretario. É o encarregado pela documentação da associação. É dele a responsabilidade de redigir e arquivar as atas, as cartas, os convites e demais documentos que a associação vier a produzir.

Segundo secretario. Será encarregado de assumir a vaga do primeiro quando da impossibilidade deste e auxiliado em suas tarefas.

Primeiro tesoureiro. É o responsável pela captação de recursos financeiros para o andamento das atividades da associação bem como será responsável pela organização e escrituração contábil da mesma.

Segundo tesoureiro. Substituirá o primeiro quando necessário e o auxiliará em suas tarefas.

Conselho fiscal. Será formado por um mínimo de 3 pessoas, que terão a incumbência de fiscalizar as atividades econômicas da diretoria administrativa e relata-los a assembléia geral. O concelho fiscal esta subordinado somente a assembléia geral, e não tem poderes para ingerir na diretoria administrativa.

Departamentos. Os departamentos serão criados ou extintos conforme as necessidades administrativas que se fizerem necessárias para o desenvolvimento do trabalho da diretoria. Estes departamentos poderão ser geridos por componentes da diretoria administrativa, mas não por integrantes do conselho fiscal, visto que este é o órgão competente na fiscalização dos atos administrativos da associação e por uma questão de lógica e ética não poderão ser fiscalizados por eles próprios.

A necessidade de se administrar ás organizações do Terceiro Setor

O Terceiro Setor vem demonstrando um crescimento acentuado na maioria das grandes economias mundiais sendo apontado como uma das possíveis alternativas para a grave crise de desemprego pela qual passa o mundo capitalista, além de ser uma possibilidade concreta de minimização dos graves problemas sociais nas mais diferentes esferas. O Professor Lester Salomon afirma que o Terceiro Setor gera recursos na ordem de US$ 660 bilhões por ano, movimentando só nos Estados Unidos US$ 320 bilhões, o que corresponde a 6,3% do PIB americano, e é responsável, também, segundo o professor, por 13% dos empregos criados na última década na França, Alemanha e Estados Unidos. No Brasil o chamado Terceiro Setor movimenta uma quantia ainda pouco expressiva, de cerca de US$ 400 milhões/ano, mostrando, contudo, um crescimento de investimentos muito acelerado.
Apesar do grande crescimento do setor que engloba Fundações, Institutos Beneficentes e ONGs Filantrópicas, tais entidades e outras Associações Civis são de forma geral administradas com grande amadorismo, utilizando pouca ou nenhuma das modernas técnicas gerenciais adotadas pela maioria das empresas privadas, o que leva a uma má utilização de recursos e o impacto social muito abaixo do esperado e do possível.
O presente artigo pretende analisar de forma breve o motivo da má administração de uma parte considerável das ONGs, a mudança da visão de alguns dos dirigentes das ONGs com relação a isto, as razões que levam empresas privadas a investir neste setor e o motivo de executivos se interessarem em gastar seu tempo e dinheiro no envolvimento com essas Organizações.

Conclusão: O Terceiro Setor precisa ser melhor administrado para que melhor complete sua missão de atender de forma adequada as áreas a que se propõe atuar. Para que isso ocorra é necessário atrair um corpo de indivíduos profissionais e estabelecer mecanismos de motivação e valorização desses, para que se possa estabelecer uma missão que mais se adeqüe à finalidade inicial da instituição e a partir daí traçar estratégias que se aliem com os objetivos estipulados dentro de um modelo de transparência na utilização de recursos.
Pessoalmente, acredito que trabalhar com a área social traz ganhos pessoais que dificilmente podem ser comparados à mera geração de lucros para empresas privadas, e talvez seja por isso que acredito que o envolvimento de pessoas no Terceiro Setor transcende objetivos políticos, sociais e empresariais e passam a existir objetivos humanos e emocionais que devem ser levados em conta em qualquer tentativa de analisar profundamente o comportamento dessas Instituições

Quinta Parte

Métodos de administração.

Qualidade total.
Criatividade.

Noções gerais de protocolo.
Noções gerais de etiqueta
Os dez mandamentos das relações humanas.
Um diretor de futuro.
Como ser cada vez mais eficiente e objetivo.
Como organizar uma reunião.
Como organizar uma viagem.
Como organizar o arquivo.
Como utilizar corretamente o telefone.
O que fazer para evitar a deterioração da papelada.
Coma escrever melhor.
Guia de lavratura de atas no computador.
Redação oficial.

Qualidade total.

A principio parece óbvio, mas, afinal, o que é e a que se aplica a Qualidade Total? Em poucas palavras, é o processo de melhoria do gerenciamento da rotina, com a função de se atingir o melhor resultado, em qualquer atividade que está sendo desenvolvida ou que será desenvolvida.
O grande objetivo da Qualidade Total é produzir a satisfação daqueles que recebem o resultado do seu trabalho, que seja um produto ou um serviço.
Um caminho a seguir, rumo a Qualidade Total, é traçar uma meta, determinar um procedimento que lhe permita atingi-lo, executar o trabalho, verificar se o procedimento empregado foi efetivo, e caso não tenha sido, fazer os ajustes necessários para torna-lo. Vamos citar um exemplo:

Situação: Seus papeis para arquivo vivem se acumulando e você não consegue arquiva-los todos os dias, deixando sua mesa um pouco atravancada.

Meta: Manter seu arquivo em dia diariamente.

Procedimento: Determinar uma hora do dia (de preferência, a mais tranqüila) somente para fazer o arquivo dos documentos. Ex: 16Hs.

Execução do trabalho: Passe sempre a fazer o arquivo as 16 horas.

Verificação da efetividade do procedimento: Veja se você está conseguindo utilizar essa hora determinada só para o arquivo e se esse tempo esta sendo suficiente.

Ação Corretiva: Se essa meta não esta sendo atingida e você descobriu o porque durante a verificação, agora só resta corrigir o erro e recomeçar o procedimento.
Dessa forma, você consegue chegar a Qualidade Total no seu trabalho, sendo no arquivo ou em outra atividade qualquer que necessite de uma melhoria ou apenas se manter satisfatório.

Criatividade.

Um forte aliado para o seu cotidiano. Uma pessoa criativa consegue encontrar soluções mais rapidamente para resolver os seus problemas do cotidiano. E criatividade não é um dom especial. Todos nós podemos desenvolver a nossa criatividade se buscarmos continuamente a informação sobre tudo o que nos cerca, se tivermos sensibilidade para todas as coisas que acontecem a nossa volta. A inspiração, o “clik”, é o resultado final de muita leitura, observação e análise. É o momento em que o arquivo mental entra em ação e abre-se uma gaveta com uma idéia. E para que essa gaveta se abra, o arquivo tem que ser constantemente abastecido.
Aprenda não somente a escutar, mas a captar a mensagem. Muitas vezes escutamos sem prestar atenção e acabamos não entendendo o que ouvimos.
Desenvolva a sua curiosidade, observe e absorva, faça anotações, armazene idéias.
Não espere que os problemas surjam, para que você comece a exercitar sua criatividade. Desenvolva sua criatividade primeiro e você verá que os problemas se tornarão mais amenos e mais fáceis de serem resolvidos.

“Os outros podem roubar as suas idéias, mas não a sua criatividade!”

Noções gerais de protocolo.

Colocamos aqui noções gerais de protocolo, para que você se saia bem em qualquer situação e também possa auxiliar seus companheiros caso surja alguma duvida.

Ao conversar com uma autoridade, frente a frente, é permitido simplificar. Você se dirige ao Sr° Prefeito ou autoridade mas o trata de senhor.
Em correspondências, o titulo devera ser mantido no envelope e no inicio da carta, mas se a correspondência for pessoal, escrita a próprio punho, o tratamento devera ser o costumeiro entre remetente e destinatário; Prezado amigo, Fulano, ou então, Prezado Senhor.
Em solenidades, mesmo que não sejam oficiais, existe uma programação a ser seguida: O cerimonial determina a seqüência de acontecimentos num evento e a etiqueta a respeito ao comportamento dos convidados e anfitriões.
Nas ocasiões onde há presença de oficiais, como prefeitos e autoridades, geralmente é solicitada a orientação do cerimonial da prefeitura e outros órgãos.
O convidado de honra deve ser o primeiro a entrar no carro e tem seu lugar cativo; é no banco de traz, a direita em relação ao motorista. O anfitrião deverá entrar pela outra porta. Se for possível, ele entra primeiro, mas deixa o lugar determinado para o convidado. Caso exista mais uma pessoa, é a de menor nível hierárquico que fica no meio. Se o diretor for jovem, devera sentar-se ao lado do motorista. Em uma reunião é o presidente que preside a mesa. A colocação dos lugares á mesa deve intercalar autoridades e membros das diretorias, de acordo com a hierarquia e as precedências. Se as esposas estiverem presentes, deverão ocupar a primeira fila do auditório, na mesma disposição que os maridos ocupam na mesa principal.
Quando aos convidados especiais, estes ocuparão a primeira fila á esquerda.

Noções gerais de etiqueta.

No trabalho ou em outras situações sociais, você convive com muitas pessoas diferentes e, portanto precisa manter um clima agradável e cordial.
Conheça algumas dicas para se sair bem nestas situações;

No dia-a-dia.

Use sempre palavras como “pois não“, “desculpe”, “por favor”, “obrigado”, “com licença”, etc. Elas despertam grande receptividade para quem as usa.
Ø Sempre que cumprimentar alguém, sorria. Mantenha um comportamento homogêneo para todas as pessoas, independentemente de cargo ou posição social.
Evite gírias.
Seja discreto ao rir.
Não masque chicletes, principalmente quando precisar conversar.
Não sente na mesa.
Evite os tiques “roer unhas, coçar a cabeça, mexer no cabelo, no rosto...”. Não indicam boa educação.
Lembre-se, você esta em um ambiente formal, seja alegre e participativo, mas mantenha a discrição.

Quando for anfitrião.

Em sua associação você deve levantar-se para estender a mão quando apresentado para alguém.
Você deve caminhar na frente ou ao lado da pessoa que visita a associação ou seu bairro, abrindo portas e indicando o caminho correto a ser seguido.
Indique o lugar para o visitante se sentar, apenas dizendo “por favor senhor fulano”. Sempre use o tratamento senhor ou senhora para conversar com os visitantes.
Ao fazer as apresentações, pronuncie claramente os nomes e acrescente se possível, a sua qualificação. É mais comum apresentar as pessoas menos importantes as mais importantes, os jovens aos mais velhos, os homens as mulheres.
Se o visitante tomar a iniciativa de uma conversa, participe com interesse e converse sobre generalidades.
Quando for servir café ou alguma bebida aos visitantes ou em uma reunião, proceda da seguinte maneira:
Apresente a bandeja com copos ou xícaras a quem estiver em pé ou sentado na recepção.
Na sala de reuniões, o certo é servir a francesa. Entregue as xícaras pelo lado esquerdo e retire-as pelo lado direito.
Se o café estiver na garrafa térmica ou em um outro recipiente, sirva-o e adoce ao gosto de cada um dos presentes, ainda na bandeja.
Coloque a xícara na frente da pessoa do seu lado esquerdo e assim sucessivamente...

No restaurante.

Sempre que necessário você deve acompanhar seus companheiros para almoços, jantares, coquetéis, etc., relacionados com o trabalho, mas siga algumas regras básicas:
Quando entrar em um restaurante a mulher vai a frente do homem.

O garçom, ou o homem que fez o convite, deve puxar a cadeira para a mulher sentar.
Cotovelos a mesa já não são considerados como “proibido”, a não ser em ocasiões muito formais.

Só se deve começar a comer quando todos tenham sido servidos.
Antes da refeição, o guardanapo deve ser colocado sobre os joelhos.
Durante o almoço ou jantar você o utiliza discretamente para enxugar os lábios, antes de beber algo. No final, coloque-o junto ao prato, dobrado ligeiramente.
Os talheres estão colocados ao lado do prato principal na ordem em que deverão ser usados. Os mais distantes do prato serão utilizados primeiro, depois os mais próximos.
Quando terminar a refeição, quem fez o convite paga a conta (isto vale para as mulheres também). Também é comum dividir a conta.
Seja discreto ao cumprimentar conhecidos no restaurante, apenas acene sem sair da mesa.
Não é aconselhável fumar durante a refeição, pois alem de incomodar os não fumantes, altera o sabor dos alimentos. Recomenda-se que se fume depois do café.

É proibido fumar.

Não é considerado falta de educação, mas é de bom tom consultar as pessoas que estão em sua companhia.

Seja elegante com naturalidade.

Ninguém é impecável o tempo todo. Quando acorrer alguma falha, basta um sorriso e um “sinto muito” e isto é o bastante.

Os dez mandamentos das relações humanas.

1. Fale com as pessoas. Nada há de tão agradável e animado quanto uma palavra de saudação, particularmente hoje em dia quando precisamos mais de “sorrisos amáveis”.

2. Sorria para as pessoas. Lembre-se que acionamos 72 músculos para franzir a testa e somente 14 para sorrir.

3. Chame sempre as pessoas pelo seu nome. A musica mais suave para muitos ainda é ouvir a seu próprio nome.

4. Seja amigo e prestativo. Se você quiser ter amigos, seja amigo.

5. Seja cordial. Fale e aja com toda sinceridade: tudo o que fizer faça-o com todo o prazer.

6. Interesse-se sinceramente pelos outros. Lembre-se que você sabe o que sabe, porem você não sabe o que os outros sabem. Seja sinceramente interessado pelos outros.

7. Seja generoso em elogiar, cauteloso em criticar. Os lideres elogiam, sabem encorajar, dar confiança, e elevar os outros.

8. Saiba considerar os sentimentos dos outros. Existem três lados numa controvérsia: o seu, o do outro, e o lado de quem está certo.

9. Preocupe-se com a opinião dos outros. Três comportamentos de um verdadeiro líder: saber ouvir, saber aprender e saber elogiar.

10. Procure apresentar um excelente serviço. O que realmente vale em nossa vida é aquilo que fazemos para os outros.

Um diretor de futuro.

Para ser um “diretor de futuro” é preciso reunir uma serie de características favoráveis. Relacionamos, no texto abaixo, alguns toques que podem contribuir para essa “jornada”.
Conheça a associação onde você atua, seus produtos, serviços, e procure relacionar-se bem com todas as pessoas que nela trabalham, esteja sempre disposto para assessora-los e seja leal em tudo principalmente a sua associação.
Suas atividades envolvem muitos aspectos confidenciais, portanto, seja o mais discreto possível.
Algumas vezes você vivênciará situações que exigem bom senso. Aja de cabeça fria, com muita paciência. Seja sempre objetivo, preciso e pratico em tudo, afinal você existe para solucionar problemas e não para cria-los. Aproveite e ponha em pratica a sua criatividade para ajudar a soluciona-los.
Tome iniciativas para facilitar a rotina de todos e execute seu trabalho com alegria, disposição e muita dedicação. O entusiasmo além de um ótimo aliado é altamente contagioso.
Procure estar sempre atualizado, bem apessoado, seja pontual e deixe sua cultura sempre em dia.

Como ser cada vez mais eficiente e objetivo.

Segurança: para transmitir segurança e conquistar a confiança das pessoas que estão a sua volta, procure certificar-se das informações que recebe e que transmite.

Organização: mantenha a mesa, as gavetas, os arquivos sempre organizados, e a agenda e o índice de telefones sempre atualizados, transmita uma sensação de organização e de zelo.

Não deixe nada para depois: resolva todos os problemas e tarefas o mais rápido possível sem perder de vista a eficiência, esta atitude permite que você mantenha sempre o seu trabalho em dia, sem acúmulos de atividades. Habitue-se a determinar as prioridades, fazendo as coisas mais importantes primeiro. O sucesso deriva de fazer as coisas realmente relevantes em primeiro lugar, deixando as supérfluas para mais tarde, esta atitude o levará aos seus resultados mais rapidamente.

Entusiasmo: para vencer os inúmeros desafios do cotidiano, é importante ter entusiasmo e para isso, você precisa agir entusiasticamente. Não espere por condições favoráveis para realizar determinadas atividades, e sim, realize as tarefas com entusiasmo. Segundo técnicas motivacionais, não é o sucesso que traz o entusiasmo, é o entusiasmo que traz o sucesso.

Boa comunicação: ao falar, seja natural, pronuncie bem as palavras, fale com boa intensidade, em uma altura adequada para cada ambiente. Não fale nem muito rápido, nem muito devagar, faça-se entender alternando a altura e a velocidade da voz. Procure utilizar palavras simples, seja objetivo na hora de expressar todas as suas idéias e pensamentos.

Gramática: não deixe que erros gramaticais atrapalhem ou até mesmo destruam a sua imagem. Procure sempre tirar duvidas. A leitura é uma boa fonte de aprendizado.

Criatividade: é um fator determinante na solução dos problemas do dia-a-dia. Permite que você solucione seus problemas mais rapidamente. Não se prenda as convenções na hora de ser criativo.

Como organizar uma reunião.

Dicas Práticas. Reuniões são atividades típicas e freqüentes nas organizações. Por vezes, freqüentes demais... Gasta-se muito tempo das pessoas em reuniões que nem sempre são necessárias. Há uma tendência a acharmos que todos os assuntos e decisões dependem de reuniões. Portanto, antes de planejar a próxima, faça-se a primeira pergunta: Por que é necessário realizar esta reunião?
Estando convencido da necessidade da reunião, eis algumas outras perguntas:

Você sabe o que quer obter ao final de cada reunião que realiza?
Você convida somente as pessoas necessárias ao jetivo da reunião?
Os participantes também sabem o que se deseja alcançar?
A pauta de suas reuniões é distribuída com antecedência aos participantes?
Cada participante sabe de antemão que contribuição deve fazer aos itens da agenda?
No início da reunião a pauta é revista, fazendo-se as alterações necessárias?
Os temas prioritários são os primeiros da pauta?
É escolhida uma pessoa para conduzir a reunião?
Para cada item da pauta é estabelecido um limite de tempo?
limite é cumprido?
Você esgota cada item, sem ficar pulando de um item para outro?
Ao final de cada item é feito um resumo da discussão e das decisões tomadas?
Define-se claramente o que cada pessoa deverá fazer após as decisões?
São estabelecidas datas de controle para as tarefas subseqüentes?
Todos os participantes têm chance de expressar suas opiniões?

Ao final da reunião é feita uma avaliação de como a mesma transcorreu?

Todos os participantes avaliam a reunião como produtiva?
Você incorpora as sugestões dos participantes para futuras reuniões?

Caso você tenha respondido "sim" a todas as perguntas, parabéns. As reuniões de sua organização são produtivas e bem planejadas. Caso tenha respondido "não" a alguma das perguntas, tente definir o que pode ser feito para melhorar este ponto. Consulte seus colaboradores e peça-lhes sugestões.

Reuniões eficazes - Check list.

Faça sempre um chek-list (relação de providências) para que a sua reunião seja perfeita.
Pauta de reunião, verifique com os participantes qual será o assunto, quem serão os participantes, o local, data e horário em que a reunião será realizada.
Envie comunicação por escrito com todos os dados sobre a reunião (data, local horário) para todos os participantes.
Solicite confirmação de presença, sempre que possível por escrito.
Veja a necessidade de se providenciar relatórios, gráficos, cópias de documentos, etc...
Providencie uma pasta para guardar todo o material que deverá ser utilizado na reunião.
Prepare o local da reunião. Se for fora da sede, confirme com antecedência a reserva do local, sempre que possível por escrito.
Verifique se o local esta devidamente limpo, claro e arejado.
Providencie mesas, cadeiras, blocos de papel, canetas, lápis, transparências, cinzeiros, água, copos, no caso da reunião ser longa prepare um braekfast.
Em caso de a reunião ser com muitas pessoas que não se conhecem, providencie cartões indicativos dos lugares para os participantes a mesa.
Outros equipamentos projetor de slides, retroprojetor, vídeo, telão, flip-chart, microfones, etc devem ser testados antes do inicio da reunião.
Verifique a infra-estrutura do local (localização e estado das tomadas dos móveis, se o local tem condições para que a reunião seja realizada sem transtornos ou paradas indesejadas.
Convoque sempre um pessoal de apoio para qualquer eventualidade.
Faça sempre uma vistoria completa no local da reunião antes e depois do término da mesma.
Providencie o mais rápido possível a devolução de equipamentos emprestados, sempre que possível por escrito.
Arquive todos os documentos produzidos e utilizados na reunião.

Como organizar uma viagem.

Organizar uma viagem é sempre uma tarefa repleta de detalhes. É preciso que você esteja atento a eles. Qualquer falha ou esquecimento pode comprometer seriamente o seu sucesso, por isso evite confiar em sua memória e anote tudo em um único local para que você tenha sempre a sua mão qualquer tipo de informação.

Providencie as passagens e as reservas de hotéis, você pode providenciar diretamente ou através de agencias de viagem, mas não se esqueça de ter tudo sempre por escrito.
Verifique se as pessoas que farão a viagem tem preferência quanto ao meio de transporte a ser utilizado e se elas preferem viajar durante o dia ou durante a noite.
Verifique com elas suas preferências de hotéis, restaurantes, et...
Certifique-se de que as passagens serão entregues em tempo hábil. Confira-as antes de entrega-las as pessoas.
Anote todos os compromissos para a viagem, como por exemplo, dia, local e horários das reuniões, entrevistas, almoços etc...
Se o roteiro for longo, com varias etapas, prepare um programa detalhado de toda a viagem, dia-a-dia.
Verifique com os participantes da viagem se alas querem que sejam distribuídas cópias do seu roteiro para outras pessoas.
Elabore junto com os participantes uma lista de todos os preparativos e documentos necessários para as atividades que deverão ser desenvolvidas durante a viagem.
Providencie uma pasta e arquive toda a documentação pessoal dos participantes. Arquive todo o material referente a viagem, como fichas, relatórios, cadastros, ect, não esqueça de sempre ter tudo por escrito.
Faça uma lista com os nomes, endereços e telefones das pessoas, entidades e empresas que deverão ser contatadas e qualquer outra informação que você considerar relevante.
Antes da partida, verifique com os participantes os assuntos ainda pendentes.
No retorno dos participantes, sua principal tarefa é auxilia-las na organização da documentação que elas coletarem na viagem.

Como organizar o arquivo.

Em toda associação, existe um grande volume de documentos que devem e precisam ser conservados de uma maneira organizada para serem localizados com facilidade.
Está é portanto a função do arquivo.

Um arquivo deve ter:

Simplicidade: o arquivo deve ser simples para que qualquer pessoa possa consulta-lo com facilidade.

Flexibilidade: adote um método que permita expandir o arquivo, sempre que aumentar os documentos a serem arquivados.

Acessibilidade: um arquivo bem organizado colabora para que qualquer pesquisa seja feita de maneira rápida e com precisão.

Uniformidade e disciplina: organize seu arquivo de maneira uniforme e homogênea para facilitar a consulta.

Para que você possa selecionar os documentos que devem ser arquivados, você deve conhecer a natureza e a finalidade do arquivo.
E recomendado que, de tempos em tempos, geralmente em um período de um ano, faça-se uma analise de todos os documentos arquivados para verificar a necessidade de mante-los guardados.
Evite, sempre que possível, arquivar mais de uma cópia do mesmo documento.
O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o volume, a freqüência de consultas e o tipo de material a ser preservado.
Para evitar erro no arquivamento, quando o volume de pastas for grande é indicado o método numérico, acompanhado de um índice.
Organize-se de uma maneira para que diariamente por 15 minutos (de preferência na ausência dos, seus diretores), você cuide do arquivo.

Como utilizar corretamente o telefone.

O telefone é um dos melhores instrumentos de comunicação. Abaixo apresentamos alguns “conselhos” para a utilização correta deste instrumento eficaz.
Atenda sempre o telefone o mais rapidamente possível.
Não diga alô. Identifique-se. Diga o nome da associação.
Quando sair de seu local de trabalho, informe a sua saída a quem ficar no atendimento do telefone.
Não confie em sua memória. Tenha sempre a mão lápis e papel. Procure também ter por perto todos os dados necessários para o desenvolvimento da conversa.
Use termos fáceis de serem entendidos. Simplifique.
Evite termos de intimidade como “bem”, “querida”, “meu amor”. Seja sempre gentil e utilize sempre que precisar as expressões “pois não” e “obrigado”.
Quando ligar para um numero e não atender, desista após o terceiro toque e tente mais tarde.
Evite atender telefones ou passar o telefone para alguém quando estiver em reunião. Em caso de emergência, escreva um bilhete.
Insista com seu interlocutor para identificar-se e informar-lhe o assunto, antes de passar o telefone para outra pessoa.
Procure saber das pessoas com quem você esta reunido quais as pessoas que elas poderão atender, assim você vai estar preparado para “dispensar” as demais.

Evite deixar seu interlocutor esperando. Caso você precise procurar uma informação, avise-o e ligue mais tarde. Mais lembre-se que mesmo que você tenha que dizer que não tem a informação solicitada nunca deixe de retornar as ligações.
Conheça a sua associação. Forneça todas as informações possíveis e encaminhe a ligação para a pessoa certa, se você não puder ajudar.Não interrompa bruscamente a conversa. Seja paciente e ouça com atenção. Afinal, você esta transmitindo a imagem de sua associação.
Evite fornecer informações pessoais e sem autorização. Seja discreto fale apenas o que for necessário.

Quando você fizer a chamada para outra pessoa espere que a pessoa atenda o telefone, se identifique e somente depois passe o telefone para quem solicitou a chamada.
Tenha sempre uma postura receptiva, transmita boa vontade e simpatia.
Atenção para a respiração. Fale pausadamente e com tranqüilidade.
Fale o estritamente necessário. Seja breve e gentil. Quando discar o numero errado, peça desculpas.
Use diplomacia para obter as informações básicas, como; quem fala e qual o assunto.

O que fazer para evitar a deterioração da papelada.

As estantes de livros ideais são as de aço inoxidável, abertas e ventiladas, porque o ambiente fechado é propício à proliferação de insetos e microorganismos.
Não se deve guardar livros e documentos em lugares muito escuros, já que isto favorece a umidade.
É importante evitar que a luz do sol incida diretamente nos livros, porque o excesso de luz também é prejudicial, tornando o papel amarelado e quebradiço.
A temperatura ideal do ambiente em que os livros estão guardados não deve exceder os 25 graus.
pode-se usar o aspirador de pó para tirar a poeira das lombadas e partes externas, mas é necessário ter cuidado para não danificar os livros e estragar as folhas.
Além da poeira e microorganismos, deve-se evitar guardar entre as páginas folhas, flores, cartas, recortes de jornais e clipes metálicos, assim como aplicar inseticidas pois mancham e estragam os livros.
Se os livros ou documentos estiverem bastante rasgados ou danificados, não se deve tentar consertá-los com cola e durex, pois a goma estraga o papel.
Acidez, poeira, umidade, excesso de luz, insetos e microorganismos atacam livros, documentos, cartas e manuscritos danificando-os e transformando-os em pó com o passar do tempo. Mas há como tomar alguns cuidados em casa para preservar o acervo.
Um deles diz respeito aos insetos devoradores de páginas. Brocas, cupins, traças e fungos são inimigos que não oferecem trégua aos livros e manuscritos.
A broca prolifera-se rapidamente e prefere atacar diretamente os livros, especialmente capas e lombada (parte que aparece na estante).
Já as traças se instalam em locais escuros e úmidos.
Os cupins também destroem coleções e chegam através dos móveis. Como os cupins não suportam luz, seus estragos não aparecem na superfície.
Não se deve deixar os livros encostados nas paredes, no chão ou no teto.

Como escrever melhor.

Só você sabe o quanto é importante escrever bem. Escrever bem é saber expressar idéias claras, rápida e persuasivamente. Uma boa redação revela a capacidade de raciocínio e esforço pessoal, mesmo para aquelas que têm facilidade em se expressar no papel.
Tenha sempre em mente que o tempo do leitor é limitado. O que você escrever deve ser entendido logo na primeira leitura. Se você quiser que seu trabalho seja lido e analisado por seus companheiros seja breve. Quanto menor o texto, maior a chance de ser lido por eles. Durante a 2º Guerra Mundial, nenhum documento com mais de uma pagina chegava a nessa de Churchill.
Saiba aonde você quer chegar. Antes de redigir uma carta, faça um esboço, listando e organizando suas idéias e argumentos. Ele lhe ajudara a não se desviar da questão central. Comece com parágrafos importantes com sentenças-chave, que indiquem o que vira em seguida. Conclua com um parágrafo resumido.
Torne a leitura fácil e agradável. Os parágrafos e sentenças curtas são mais faceies de se ler do que as longas. Mande telegramas, não romances. Para enfatizar, sublinhe sentenças ou enumere os pontos principais, nunca escreva palavras ou sentenças inteiras em letra maiúscula, pois da a entender que você esta gritando.
Seja direto. Sempre que possível, use voz ativa.
Voz passiva. “Estamos preocupados com que nosso projeto não seja aprovado, o que poderia afetar negativamente nossa fatia de mercado”.
Voz ativa. “Acreditamos que esse projeto é necessário para manter nossa fatia de mercado”.
Evite clichês. Use suas próprias palavras.
Clichê. “O ultimo, mas não menos importante...”
Direto. Por ultimo.
Evite o uso de advérbios vagos. Como “muito”, “pouco”, “Razoavelmente”.
Vago. O projeto está um pouco atrasado.

Direto. O projeto está uma semana atrasado.
Use uma linguagem simples e direta. Evite o jargão técnico e prefira palavras conhecidas. Não esnobe o seu português com palavras empoladas e difíceis.
Jargão. In, out
Português comum. Dentro, fora.
Ache a palavre certa. Use palavras que você conheça exatamente o significado. Aprenda a consultar o dicionário para evitar confusões. Palavras mal empregadas são detectadas de imediato por um bom leitor e depõem contra você.
Não cometa erros de ortografia. Em caso de duvida, consulte o dicionário ou peça a alguém para revisar o seu trabalho. Uma redação incorreta pode indicar negligência de sua parte e impressionar mal o leitor.
Não exagere na elaboração da mensagem. Escreva somente o necessário, procurando condensar o informação. Seja sucinto, sem excluir nenhum ponto chave, evite desenvolver mais de um assunto na mesma carta, pois pode misturar as idéias e tornar o texto complicado.
Ataque o problema. Diga o que você pensa e quer, sem rodeios. Escreva com simplicidade, naturalidade e confiança.
Evite palavras desnecessárias. Escreva o essencial, revise e simplifique.
Não escreva: plano de ação, fazer um debate, estudar em profundidade, no evento de, com o propósito de, a nível de diretoria.

Escreva: plano, debater, estudar, se, para, pela diretoria.
Evite abreviações, siglas e símbolos. O leitor pode não Ter conhecimento das mesmas.
Peça a um colega para revisar seus trabalhos mais importantes. E de total liberdade para comentários e sugestões caso contrario não faz sentido a revisão.

Guia para lavratura de atas no computador.

1. Formatação do texto da ata:
1.1. As fontes recomendadas são: "ARIAL", "COURIER NEW", "TIMES NEW ROMAN"; podem ser encontradas em praticamente todos os processadores de textos. A fonte escolhida deverá ser usada em todas as atas que compuserem o livro; não se deve usar fontes diferentes entre as atas. O tamanho padrão de fonte é 12 no caso das fontes "COURIER NEW" e "TIMES NEW ROMAN" (fontes com serifa), e 11 no caso da fonte "ARIAL" (sem serifa). Quando essas fontes não estiverem disponíveis, outras semelhantes poderão ser utilizadas. A fonte "COURIER NEW" é do tipo fixa e as fontes "ARIAL" e "TIMES NEW ROMAN" são variáveis. A que mais se assemelha à letra da máquina de escrever é a "COURIER NEW" e seu uso é recomendado.
1.2. O espaçamento entre linhas deve ser duplo, para permitir maior clareza do texto e tornar sua leitura mais fácil e menos cansativa.
1.3. Todo o corpo de uma ata deve constituir um só parágrafo. Na linguagem dos processadores de texto isto significa que não se deve dar o sinal de ENTER entre a primeira e última letra do texto principal da ata.
1.4. Transcrições extensas e especiais tais como: ata de eleição ou posse de novos diretores, atas da assembléia da Associação de Moradores, estatutos, regimentos internos, etc devem ser impressos com caracter do tipo itálico no corpo de atas; a finalidade é diferenciar esses textos em relação ao texto normal de uma ata.
1.5. Todo o título de ata deve ser feito com texto centralizado, letras em negrito e de tamanho igual a 14 pt.
1.6. Todos os tópicos ou divisões de uma ata devem ser realçados com a fonte em negrito.
1.7. Toda ata deve começar em uma folha nova e para isso deve-se usar o recurso de inserir quebra de páginas, presentes nos programas processadores de textos. O uso do traço diagonal para os espaços de linha deixados em branco numa folha é obrigatório, como no processo tradicional.

2. Considerações legais:
2.1. Todas as folhas devem ter a rubrica original do presidente junto ao número da página e devem ter a assinatura do secretário no final de cada ata.
2.2. Atas técnicas e importantes do ponto de vista civil, tais como: eleição da diretoria e do Conselho Fiscal, autorização de compra/venda de imóveis, doações, etc, devem ter sempre a assinatura do presidente e do secretário quando forem registradas.

3. Registro em cartório:
3.1. Os procedimentos para registro de atas, livros e estatutos devem sempre ser verificados no cartório local.
3.2. Para registrar uma ata é necessário antes o registro do estatuto. Assim, no cartório em que tiver sido registrado o estatuto, deve ser também registrada a ata. Não se deve deixar de mencionar no requerimento de registro de ata que a Associação já tem seu registro naquele cartório sob determinado número.
3.3. Para registrar o estatuto, as assinaturas do presidente, do secretário e de um advogado se fazem necessárias no corpo do documento (estatuto), todas com reconhecimento de firma. Junto à assinatura do advogado deve ser colocado o número de registro na O.A.B. (Ordem dos Advogados do Brasil).
3.4. Todo livro deve preferencialmente ser registrado em cartório. Não existe na legislação a obrigação de se fazer o registro do livro, entretanto é uma prática que deve ser prudentemente adotada pois o livro pode eventualmente ser solicitado por exigência judicial. A obrigação do registro do livro deve ser regulada pelo Conselho Fiscal (com poder de fiscalização) através de resolução ou regimento interno.

4. Termo de abertura / encerramento:
4.1. Deve ser incluído o termo de abertura, da seguinte forma: "Contém este livro [número de páginas por extenso] páginas numeradas de 1 a [número de páginas] e assinaladas com a rubrica do presidente, como segue, _________, e destina- se à transcrição das atas das reuniões da Associação de Amigos do Bairro, com sede à [endereço da sede conforme os estatutos], inscrito no CNPJ [número do CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas] do Ministério da Fazenda, cujos estatutos estão registrados sob número [número do registro] no [número do cartório] Cartório de Registro de Títulos e Documentos na cidade de [nome da cidade e estado], feitas por sistema de folhas soltas através de editoração eletrônica em computador, encadernadas, e sendo o livro, que toma o número [número seqüencial], registrado no [número do cartório] Cartório de Registro de Títulos e Documentos".
4.2. O termo de encerramento deve ser da seguinte forma: "Contém este livro [número de páginas por extenso] páginas numeradas de 1 a [número de páginas] e assinaladas com a rubrica do presidente, como segue, _________, e destinou- se à transcrição das atas das reuniões da Associação de Amigos do Bairro, com sede à [endereço da sede conforme os estatutos], inscrito no CNPJ [número do CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas] do Ministério da Fazenda, cujos estatutos estão registrados sob número [número do registro] no [número do cartório] Cartório de Registro de Títulos e Documentos na cidade de [nome da cidade e estado], feitas por sistema de folhas soltas através de editoração eletrônica em computador, encadernadas, e sendo o livro, que tomou o número [número seqüencial], registrado no [número do cartório] Cartório de Registro de Títulos e Documentos".
4.3. O termo de abertura faz parte das folhas numeradas e deve ser feito na primeira folha numerada. O termo de encerramento deve ser feito na última página numerada do livro.
4.4. Na página do termo de abertura deve constar a assinatura de um contador credenciado (com seu número de registro), além da assinatura do presidente, todas com reconhecimento de firma.
4.5. A data de abertura e a data de encerramento devem ser iguais. A data escolhida deverá ser maior ou igual à data do último exame do livro realizado pelo Conselho Fiscal.

5. Configuração de página:
5.1. O papel a ser usado deve ser do tipo A4, cor branca, de 210 milímetros de largura por 297 milímetros de altura, facilmente encontrado em livrarias e papelarias. A gramatura, i.e. a densidade do papel, nunca deve ser menor que 75 g/m2; é recomendável que seja 90 g/m2.
5.2. Os números de página deverão ser impressos na parte superior direita de cada folha, à semelhança dos livros encontrados em papelarias; estes números deverão ser em tamanho 18 pts.
5.3. As margens das folhas onde serão impressas as atas deverão ser: Esquerda =3cm; Direita=3cm; Superior = 3cm; Inferior=3cm.

6. Encadernação:
6.1. Nenhum livro feito pelo sistema de folhas soltas poderá ser apresentado para exame na Assembléia Geral Ordinária ou Extraordinária sem que esteja devidamente encadernado.
6.2. A encadernação deve obedecer a um padrão no que diz respeito à capa e identificação do livro.
6.3. A capa do livro deve ser de cor preta. As letras usadas para fazer as inscrições (identificação) do livro devem ser na cor dourada. O tamanho e disposição das letras deve ser semelhante ao mostrado nos anexos.
6.4. Todo o livro deverá ter um "costado" (lombada) para facilitar sua identificação quando arquivado em prateleiras (normalmente em pé). O "costado" deverá ser de pelo menos 1 cm de largura onde deve sempre ser anotado o número do livro na parte superior, o nome da Associação de Amigos do Bairro no centro e na parte inferior o ano civil em que foram registradas a maioria das atas.
6.5. Devem ser deixadas duas folhas em branco, sem numeração, sendo uma antes da primeira folha numerada e outra após a última folha numerada. Na última folha numerada, frente ou verso, deverão ser transcritas as observações feitas pelo Conselho Fiscal durante o exame do livro.

7. Impressão:
7.1. Deve ser evitada a impressão final do livro em impressoras do tipo jato-de-tinta (inkjet), pois borram facilmente sob ação de água. Devem ser usadas preferencialmente as impressoras matriciais ou à laser; a impressão à laser é a mais recomendada.
7.2. O uso dos corretores ortográficos dos processadores de textos é altamente recomendado para evitar os erros de digitação.
7.3. Não se deve imprimir textos nos versos das folhas; apenas a frente de cada folha deverá ser utilizada.
7.4. Após ter todo o trabalho pronto, com todas as correções feitas, deve-se usar o recurso de hifenização e alinhamento de ambas as margens (esquerda e direita) para garantir um bom acabamento estético.

8. Preservação:
8.1. O secretário da Associação de Amigos do Bairro, ou ainda a pessoa ou empresa contratada para a digitação e diagramação das atas, deve sempre manter 2 cópias de segurança em disquetes. Uma cópia deve sempre ficar com o secretário. Estes disquetes de segurança devem ser usados pelo menos uma vez por ano para garantir que a conformação magnética seja mantida inalterada.
8.2. É recomendável que, tão logo seja feita a impressão e encadernação do livro, as Associações de Amigos do Bairro façam uma microfilmagem do livro.
8.3. Sempre que possível, o secretário deve usar senhas eletrônicas nos arquivos das atas para evitar que sejam adulterados por outrem. Recomenda-se registrar as senhas em local seguro. Outra forma é salvar os arquivos em formato PDF que podem ser lidos no ADOBE READER.
8.4. Deve-se manter um arquivo de disquetes contendo as atas, devidamente identificados. Esse procedimento é fundamental para utilização posterior dos arquivos quando houver mudança dos secretários.

9. Programas de computador:
9.1. Os programas recomendados para a elaboração dos textos são os processadores de texto que operam em ambiente Windows, compatíveis com a linha PC, e que sejam capazes de fornecer os requisitos de formatação aqui apresentados.
9.2. Na falta de recursos de equipamento ou de software, os processadores compatíveis com o sistema operacional DOS poderão ser utilizados. Nesse caso deve-se observar atentamente se atenderão aos padrões de formatação exigidos nestas normas.

10. Generalidades:
10.1. Para abertura de conta bancária, a primeira ata poderá ser lavrada provisoriamente à máquina ou pelo computador e devidamente registrada. Não se deve esquecer que os cartórios exigem a qualificação dos membros da diretoria, as quais devem constar em ata. (Nome, profissão, carteira de identidade, CPF, estado civil, nome do conjuge e regime de casamento).
10.2. Deve ser usado um livro a cada dois anos, coincidindo com o período de mandato da Diretoria Executiva. Todos os livros devem ser apreciados no mínimo anualmente pelo Conselho Fiscal.
10.3. Os rascunhos das atas, quando feitos à mão, devem ser guardados pelo secretário para posterior conferência, pelo menos até o exame do livro pelo Conselho Fiscal imediatamente posterior.
10.4. Quanto ao processo de aprovação das atas, recomenda-se não deixar passar mais do que três reuniões sem que se aprove uma ata. De maneira especial, as atas de Assembléias Gerais das Associações de Moradores deverão ser transcritas no corpo de atas das reuniões de diretoria na primeira reunião imediatamente seguinte à referida assembléia.
10.5. Anotações paralelas feitas à mão nas margens das atas devem ser evitadas por razões estéticas. Por serem dotados de mecanismos de busca, os programas podem localizar palavras.
10.6. A preparação e uso de modelos é altamente recomendado para o secretário. Quando não for possível fazer a edição da ata em computador durante as reuniões, é salutar fazer as anotações em determinados modelos e arquivá-los numa pasta "RASCUNHO DE ATAS" para edição posterior.
10.7. É recomendável que o secretário faça um arquivo eletrônico para cada reunião ou ata, juntando todas as atas em um só arquivo para a impressão final e encadernação.
10.8. Os nomes de arquivo para cada ata devem, em princípio, considerar o ano e o número seqüencial da reunião. No caso de se usar um número seqüencial contínuo para as atas, bastará o número. Exemplo: ATA9501.DOC refere-se à ata da primeira reunião do ano civil de 1995; ATA364.DOC refere-se à ata da 364ª reunião da Assembléia; ATAS1995.DOC refere-se às atas reunidas entre as reuniões ordinárias em 1994 e 1995.

Redação oficial.

A redação de atos de cunho oficial requer e exige um conhecimento básico das fórmulas e modelos de correspondência.

Formas de correspondência.

Mensagem. O Prefeito e a Câmara Municipal correspondem-se por meio de mensagens. A mensagem do Prefeito tem, no alto, as iniciais da Prefeitura Municipal: PM, seguidas de um numero de ordem, depois do qual, a barra inclinada e, do outro lado desta, a dezena final correspondente ao ano. Algumas linhas abaixo, a esquerda, o numero da mensagem e, abaixo deste, o vocativo: Senhores Membros da Câmara Municipal. No inicio do texto, o Prefeito declara a disposição de lei que justifica a mensagem: “De acordo com as disposições do art... da Constituição”, etc.
Após o texto, a data a assinatura.

Carta de gabinete. De feição menos protocolar, destina-se a fazer convites a outros prefeitos, manifestar agradecimento por algum fato, conferir honrarias, apresentar felicitações por motivos auspiciosos.

Aviso. Tem este nome o papel de correspondência assinado por secretários, nas suas relações com a Câmara Municipal, outras secretarias, tribunais de justiça e de contas, governadores, órgãos diretamente subordinados a prefeitura, autarquias, associações, etc. Excetuada a circunstancia de ser assinado por um secretario, o aviso não se distingue de um oficio. Pelos Avisos, os secretários interpretam leis, decidem, estabelecem doutrinas, fazem comunicações, expedem ordens, censuram, agradecem, atc. Quando o assunto é de maior importância trazem ementa.
Os períodos, com exceção do primeiro e do que serve de fecho, são numerados.

Oficio. É o papel mais freqüentemente usado nos vários serviços públicos, Chefes de departamentos, Conselhos, repartições, militares, associações, sociedades etc., expedem e recebem ofícios. Numeração de períodos como no aviso.

Despacho. Forma de correspondência dos secretários com as repartições subordinadas. A forma do despacho não difere do oficio.

Circulares. Alguns papeis de correspondência oficial podem ter o caracter circular, por interessarem a vários destinatários, como sejam avisos, ofícios, cartas, telegramas, etc. O caracter de circular é declarado no alto, dispensando a numeração do papel.
Esse caráter de certos atos criou o ato do mesmo nome. As secretarias, órgãos diretamente ligados a prefeitura, repartições, chefias, etc., expedem circulares, que são portadoras de noticias que a muitos interessam, normas para a redação de atos oficiais, etc.

Memorando. Forma de correspondência interna, trocada entre diretores e chefes de serviço. é breve e dispensa formulas de cortesia. No alto se diz; “Memorando para o Srº......”(designação do cargo). Os memorandos versam sobre assuntos simples, como pedidos de documentos, remessa de impresso, ect.

Exposição de motivos. Tem este nome o papel que um secretario, chefe de departamento ou presidente de órgão diretamente ligados a PM, dirigem ao Prefeito para justificar uma proposta sobre matéria de interesse publico. A exposição de motivos já vem acompanhada de um projeto de lei. Que o Prefeito submete a Câmara Municipal, em mensagem. Quanto a forma a exposição de motivos, não se afasta da de um oficio.
Como outros papeis públicos, “deve ser dividida em itens seguidamente numerados (algarismos arábicos), os quais se desdobram em alíneas (letras), adotando-se ainda, quando convier, a divisão de capítulos também numerados (algarismos romanos) com a respectiva intitulação”.

Sexta Parte

Entenda como funcionam os três poderes.

Poder executivo.
Poder judiciário.
Poder legislativo.

10 Dicas para se identificar um mau candidato.

A principal recomendação é simples procura saber quem ele é. Os itens em que temos de ficar de olho são:

1 – Biografia: Compare o que ele diz com o que ele realmente é. A internet pode ajudar.

2 – Honestidade: Cuidado com quem, diante de uma acusação, alega apenas estar sendo vitima de perseguição.

3 – Acessibilidade: Deu tapinhas nas costas, mas não prestou a mínima atenção no que você disse? Esqueça.

4 – Transparência 1: Se as contas de campanha não são claras, a atuação parlamentar muito provavelmente também não será.

5 – Transparência 2: Se é candidato a reeleição e você não tem a mínima idéia do que ele fez nos últimos quatro anos, é melhor escolher outro candidato para votar.

6 – Autocrítica: Quem diz que nunca errou só pode estar mentindo.

7 – Idéias: Desconfie de quem não diz como vai cumprir o que promete.

8 – Planos: Atenção a quem se candidata a um cargo eletivo já pensando na eleição seguinte.

9 – Brasil: Essa é obvia não se pode legislar ou administrar um país, estado, cidade, associação civil, ou empresa que não se conhece a fundo.

10 – Democracia: Diz-se um democrata, mas aplaude ditadores? Pode usar o mandato para defender medidas autoritárias.

Pode Executivo.

É o órgão incumbido de executar as leis e administrar o pais. Na área federal, é exercido pelo presidente da Republica, auxiliados pelos ministros. Já na área estadual, ele é exercido pelo governador, auxiliados pelos secretários de estado e, na área municipal, pelo prefeito e seus secretários.

Atos do executivo.

Decretos. Ao Prefeito Municipal a constituição confere, entre outras atribuições, a de expedir decretos e regulamentos para a boa execução das leis, Esses decretos dizem-se executivos e tem uma estrutura que muito se aproxima das leis. Quando a matéria, pela sua complexidade, o exige, os decretos executivos trazem considerandos.
Começa o decreto pelo titulo, numero e data na mesma linha. Abaixo desta, a ementa e, depois o preambulo: “o Prefeito, usando da atribuição que lhe confere a Constituição decreta: (segue-se o articulado). Como artigo final, vem a indicação em contrario”. Data. Assinatura do Prefeito.

Regulamentos e regimentos: São textos em que se definem as obrigações de diferentes classes de funcionários, em que se estabelecem normas de serviços, etc. Conforme a sua complexidade, podem conter grandes divisões, como: Partes, Capítulos, Seções, etc., e estes divididos em artigos, parágrafos etc.
A denominação de regimento é dada ao código que rege as casas legislativas: Câmara e Senado.

Instruções. Muitas vezes são baixadas Instruções por meio de decreto, portaria, etc., para a boa execução de um novo serviço ou de um serviço reformado. Estas instruções, quase sempre, tem caracter circular.

Portarias. São atos firmados pelos secretários e subordinados diretos do Prefeito, repartições, etc. Versam sobre nomeação, autorização, transferencia elogio e censura de funcionários, cancelando de favores, etc.

Despachos. São textos breves com que o Prefeito, secretários, e demais chefes dão solução os processos. Quando o despacho manda satisfazer uma exigência, apresentar documentos, etc., tem nome de interlucutório. O que resolve o caso, concedendo ou negando o que pede, a decisão.

Apostila. Tem este nome as anotações feitas num titulo, diploma, patente, etc., de funcionário civil ou militar, para o fim de registrar alterações de sua vida funcional, como sejam promoções, lotação em outros serviços, majoração de vencimentos, licenças, aposentadorias, reversão a atividade, etc.
A redação é simples. “Por decreto (ou portaria) de ...........foi o funcionário (oficial) de que cogita este titulo (patente) transferido (lotado, aposentado) etc. Assinatura do funcionário competente, em seguida á data.

Papel do prefeito.

O prefeito tem como função administrar o município, segundo a vontade do povo e com a aprovação da Câmara. Alem disso, a constituição obriga o prefeito a ouvir os conselhos municipais (saúde, educação, alimento, criança e adolescente, etc.).

Compete ao prefeito.

Contratar funcionários (através de concurso publico): professores, médicos, motoristas, assistentes sociais; etc.;
Contratar empresas para execução de obras; construção de escolas, postos de saúde, rede de água e esgoto, casas populares, etc.;
Desapropriar (comprar)e emprestar terrenos para instalar edifícios públicos;
Comprar materiais e maquinas para a prefeitura e coloca-los a serviço da população;
Organizar serviços públicos como por exemplo, criar novas linhas de ônibus, criar cursos profissionalizantes etc.;
Propor leis para aprovação ou não da Câmara.

Poder judiciário.

É incumbido de fazer com que as leis sejam devidamente cumpridas. É exercido por órgãos como o Supremo Tribunal Federal, o Superior Tribunal de Justiça, entre outros de esfera estadual e municipal.

Atos do judiciário.

Alem dos atos de expediente comum, como as portarias, o que há de mais característico são as sentenças e acórdãos. As sentenças são proferidas pelos juizes singulares. Estes tem obrigação de justificar o seu ato, pelo que o trabalho compreende três partes: o relatório, a fundamentação e a decisão. No relatório, ele historia o feito com imparcialidade e clareza; na fundamentação apresenta os princípios do direito que regulam a espécie dos autos; na decisão, inspirado nesses princípios, profere a sentença.
Os acórdãos são sentenças ou decisões coletivas, tomadas por maioria ou unanimidade, Um dos desembargadores ou ministros é escolhido para relatar, a fim de orientar seus pares.
Os acórdãos dividem-se nas seguintes partes: titulo, ementa, indicação do relator, do recorrente e do recorrido (o agravante e o agravado) e, por fim, o texto da decisão.

Poder legislativo.

É incumbido de fazer as leis pelas quais deve reger-se o pais. Esse poder é exercido, no âmbito federal, pelo Congresso Nacional, que se compõe da Câmara dos Deputados e pelo Senado. Já na estadual, é exercido pela Assembléia Legislativa, na área municipal, pela Câmara dos Vereadores

Atos do legislativo.

Pareceres. São textos redigidos pelos relatores das comissões, para esclarecimento da matéria submetida a estudo. No parecer, o relator começa historiando o assunto em questão, para conhecimento dos presentes. Em seguida, manifesta e documenta a sua opinião com base nas normas que regem o estabelecimento de onde esta sendo precedido o parecer. Os pareceres tem numero e indicação do ano.

Leis. As leis resultam de projetos, que podem ser apresentados pelos membros da Câmara Municipal, pelo Chefe do Executivo Municipal ou por iniciativa popular.
Quando o projeto for apresentado deve sempre ser acompanhado por uma justificativa, que ateste a necessidade da referida lei.

A lei se inicia pela indicação do numero e data que lhe são dados na Secretaria da Câmara Municipal, após a sanção, Segue-se a ementa, que é um resumo das disposições tomadas. Se estas são muitas, a ementa anuncia a primeira e acrescenta: “e da outras providencias”. Após a ementa, vem o preâmbulo, constituído pela seguinte formula: “O Prefeito Municipal (e, uma linha abaixo) Faço, saber que a Câmara Municipal decreta e eu sanciono a seguinte Lei”. Depois do preambulo, começa o contexto isto é, o articulado das diferentes disposições: “Art. 1º, Art. 2º”, etc. Os artigos podem conter parágrafos, que são subdivisões, restrições ou distinções sobre a matéria do mesmo. No caso de um o parágrafo, este será como “Parágrafo Único”; havendo mais de um, serão numerados como os artigos, sendo a palavra parágrafo substituída pelo símbolo §. Alem dos parágrafos, a matéria pode ser subdividida em alíneas ou incisos, também indicados por algarismos ou letras. Terminado o articulado, vem o fecho da Lei num artigo; “Revogam-se as disposições em contrario” ou como complemento do ultimo artigo; “...revogadas as disposições em contrario”.
As vezes o artigo final diz: “Esta lei entrara em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrario”.
Em seguida ao texto da lei, vem a data, assinatura.

Decretos legislativos. São atos de iniciativa da Câmara Municipal e independem da sanção do Prefeito. Começam pelo preambulo: “A Câmara Municipal decreta nos termos do art... e eu, Presidente da Câmara Municipal, promulgo o seguinte:
Noutra linha, o titulo Decreto legislativo e, abaixo deste, o numero e a indicação do ano. Segue-se o articulado, que termina por um artigo em que se declara a data em que entra em vigor o Decreto legislativo, revogadas as disposições em contrario.

Resoluções. São deliberações de assuntos restritos e de caráter político, sobre que a Câmara se deve pronunciar. Titulo, data (o ano), contexto, assinatura.

Ementas. São alterações propostas pelas comissões ou pelo plenário, enquanto se discute uma proposição. Por emenda, se aceita, pode-se diminuir, aumentar, modificar e até substituir totalmente a proposição inicial, passando ela, neste ultimo caso, a denominar-se substitutivo.

Requerimentos. Verbalmente ou por escrito, os membros da Câmara podem apresentar requerimentos ao Presidente da casa perspectiva. Estes versam sobre pedidos de urgência para a discussão e votação de proposições, licenças, etc. O Presidente resolvera ou submetera o caso ao plenário, segundo o seu critério.

Indicações. Após o título e data (o ano), segue-se o breve trecho, que versa, em geral, sobre uma proposta concernente as votações.

Qual é o papel da Câmara?

Levantar a situação do município a ouvir as reivindicações do povo e propor as soluções adequadas para as suas necessidades.
Aprovar e acrescentar propostas ao orçamento municipal, que é a lista de programas e projetos nos quais o prefeito usara o dinheiro publico para atender ao povo.
Fiscalizar as atos do executivo, ou seja: Verificar se o executivo esta cumprindo o orçamento; observar se não há desvios no executivo.
Criar leis que beneficiem o povo em geral.

Funcionamento da Câmara.

Câmara Municipal. É onde é exercido o poder legislativo local, que tem como funções legislar, fiscalizar e julgar, política e administrativamente, e executivo.

Indicação. É a proposição legislativa em que o vereador pede ou sugere aos órgãos competentes medidas de interesse da população.

Projeto de lei. É uma proposta escrita e articulada de um texto apresentado a Câmara, que irá discuti-lo e votá-lo. Se aprovado pela maioria dos vereadores e sancionado pelo prefeito, será transformado em lei. Mas um projeto de lei pode ser rejeitado pela Câmara ou vetado pelo prefeito.

Requerimento. É toda solicitação escrita de um vereador feita a mesa da Câmara, destinado a obter informações do prefeito, solicitar providências as autoridades estaduais e federais e convocar sessões extraordinárias.

Moção. É a proposição legislativa pelo qual o vereador expressa seu reconhecimento, congratulação, louvor, pesar ou repudio.

Carta aberta. É um impresso destinado a população com o intuito de informá-la sobre atos e projetos do vereador.

Sessão. Existem dois tipos de sessões: Ordinária e Extraordinária; Ordinárias são realizadas nos dias e horas determinadas pelo regimento interno. Acontecem entre 1º de fevereiro a 30 de junho e entre 1º de agosto a 15 de dezembro; Extraordinárias, acontecem fora desse período e podem ser convocadas pelo prefeito ou pela própria Câmara.

Audiência pública. É um tipo de sessão extraordinária onde a população pode se manifestar, dando sua opinião e seu ponto-de-vista sobre um determinado assunto.

Quorum. É o número de vereadores presentes em plenário para que o funcionamento ou a votação de uma sessão seja valida. Este numero corresponde a 1/3 do numero de vereadores, Plenário. É composto por todos os vereadores. É o plenário que vota as proposições, projetos, requerimentos e emendas. É onde o poder legislativo municipal é exercido.

Regimento interno. É o conjunto de regras que regulam o funcionamentos da Câmara.

Lei orgânica. É a Constituição Municipal. Um conjunto de leis que regulamentam o município. Tem de estar de acordo cos as Constituições Estadual e Federal, sendo subordinada as mesmas.

Funções do vereador.

O vereador tem funções puramente legislativas e exerce atribuições de fiscalização financeira e orçamentaria, controle e assessoramento dos atos do executivo e pratica atos de administração interna da Câmara Municipal.
O vereador é eleito por um período de 4 (quatro anos) e toma posse logo no 1º dia do ano seguinte a eleição, quando inicia seu mandato. No dia da posse, ele jura cumprir a Constituição Federal, Estadual e a Lei Orgânica do Município (a lei maior do município), observar as leis, desempenhar o mandato e trabalhar pelo progresso do município e o bem estar de seu povo.

Atividade plenária. É a ação do vereador nas votações e discussões em plenário, onde são travados os grandes debates. É ali também que ele se posiciona politicamente, através de pronunciamentos. Vota os projetos de lei e defende suas propostas.

Ação partidária. Cada vereador é eleito por um partido. Por isso mesmo tem que se manter em sintonia com seus dirigentes, lideranças e correligionários. Reuniões de bancada, de diretório e mesmo de discussão de estratégias exigem muito do parlamentar.

Atividade de gabinete. É no gabinete que o vereador recebe seus eleitores. Tem acesso as sugestões, as criticas, as reivindicações que dizem respeito ao seu desempenho e a sua região. É do gabinete, que ele aciona seus contatos telefônicos ou pessoais, com as bases ou com o executivo.

Membro das comissões. Cada vereador integra uma ou mais comissões permanentes da casa, onde são apreciados os projetos específicos da área a que se dedica essa comissão. Existem também comissões temporárias, criadas para assuntos específicos, com prazo previsto de atuação.

Elo com o executivo. O vereador é quem cuida do relacionamento com suas bases, da sua região com o executivo, reivindicando melhorias, encaminhando soluções, elaborando e acompanhando projetos. Ele é simplesmente o elo entre o executivo e o povo.

Funções que somente os vereadores podem desempenhar.

Aprovar leis. São os vereadores que reunidos em plenário votam e decidem pela aprovação ou não de um projeto de lei ali apresentado.

Cassação. São os vereadores que podem também em votação cassar o mandato do prefeito ou de outro vereador, caso fique provado o desvio de comportamento de qualquer um deles.

Aprovar o orçamento. Todo ano o prefeito tem de mandar para a Câmara para avaliação dos vereadores o orçamento da cidade para o ano seguinte somente com a aprovação dos vereadores é que o prefeito pode gastar o dinheiro ali mencionado.

Fiscalizar os atos do executivo. Ajudado pelo tribunal de contas do estado e principalmente com o auxilio da população o vereador deve fiscalizar todos os atos do executivo.

Não compete ao vereador.

Pagar conta de água;
Pagar conta de luz;
Doar cestas básicas;
Transportar doentes para outras cidades;
Obter vagas em escolas, hospitais etc...;
Conseguir empregos em fabricas ou no comercio local;
Doar ou arranjar bolsas de estudo;
Proporcionar empregos na Câmara ou na prefeitura sem concurso público;
Mandar asfaltar ruas;
Mudar ou aumentar linhas de ônibus;
Mandar podar arvores;
Mandar limpar terrenos;

Implantar iluminação pública;
Mandar instalar orelhões públicos;
Mandar construir praças;
Mandar construir escolas;
Mandar construir creches;
Mandar construir postos de saúde;
Mandar construir quadras, ect.